Kế toán quản lý giao nhận vận tải logistics: Từ việc không khó đã trở nên quá khó

Kế toán quản lý giao nhận vận tải logistics: Từ việc không khó đã trở nên quá khó

Trong bài viết dưới đây, tác giả sử dụng thuật ngữ LOG theo cách gọi thông dụng của dân làm nghề để chỉ hoạt động dịch vụ khai hải quan và vận chuyển nội địa, để phân biệt với hoạt động dịch vụ forwarding làm về vận tải quốc tế - mua bán cước. Các forwarder lớn đều có mảng LOG đi kèm và được thực hiện bởi bộ phận Logistics, song cũng có các công ty không làm forwarding mà chỉ thực hiện mảng LOG.

Trong khi hoạt động forwarding tập trung vào hoạt động vận tải hàng từ cảng đến cảng thì LOG là hoạt động từ kho đến cảng và từ cảng về kho. Vấn đề quản lý tài chính, ghi nhận doanh thu - chi phí đối với hoạt động forwarding tuy phức tạp song khá rõ ràng vì đơn thuần là các khoản phải thu phải trả tương ứng với doanh thu, chi phí của lô hàng thì hoạt động LOG lại rất phức tạp do phát sinh các mối quan hệ thu hộ trả hộ giữa nhiều đối tượng khác nhau trong chuỗi nghiệp vụ.
Chẳng hạn, với nghiêp vụ giao nhận logistics hàng nhập:


1- Mở tờ khai hải quan
2- Ứng tiền cho nhân viên hiện trường để đóng

- Tiền cước vận chuyển ocean freight, và các local charges để lấy lệnh giao hàng (delivery order) từ một forwarder khác (hay hãng tàu). Số tiền này hoàn toàn không phải là chi phí của công ty dịch vụ LOG. Công ty chỉ là ứng tiền của mình để lấy hàng dùm khách hàng của mình là công ty nhập khẩu.
- Phí dịch vụ khai hải quan
- Tiền cước vận tải nội địa

3- Nhân viên lấy lệnh về phải thanh toán bù trừ lại với kế toán. Kế toán ghi nhận khoản phải thu khách hàng khoản phí đã đóng hộ thực tế. Tuỳ từng khoản mà hạch toán đối ứng của khoản hoàn ứng là trở thành chi phí hay là khoản phải thu khách hàng.
4- Định kỳ chốt công nợ phát sinh với các đối tượng phát sinh quyền lợi và nghĩa vụ tài chính với mình để thu, trả nợ, bao gồm:

• Khách hàng (là shipper hay consignee hay các đại lý gom hàng LOG giao cho mình làm)
• Nhân viên hiện trường của mình, là người trực tiếp "cầm tiền đi làm hàng"
• Nhà xe là các cá nhân hay công ty dịch vụ vận tải nội địa 

Công việc thông thường chỉ có vậy, tuy nhiên khi hoạt động đó trở thành nghiệp vụ thường xuyên và nhiều thì nó đã trở thành cơn ác mộng với bất cứ kế toán nào cho dù có kinh nghiệm đầy mình.Việc không khó, nhưng khi nó bị chất đống thì lại trở nên là quá khó.

Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay đều có thể được khai thác sử dụng và trợ giúp phần nào công việc của kế toán. Song do đặc thù nghiệp vụ của ngành logistics hải quan vận chuyển mà các ngành khác không có nên hầu hết các công ty LOG đều chưa thực sự thấy thoả mãn. Lý do là dữ liệu của các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán không có sự liên thông. Đặc biệt là kế toán phải chịu quá nhiều áp lực kiểu trên đe dưới búa. Vừa phải theo dõi kế toán nội bộ phát sinh thực tế và kế toán báo cáo (báo cáo công khai). Mà cái công khai thì chẳng bao giờ giống cái thực tế. Bất cứ cái gì bộ phận nghiệp vụ làm (và theo dõi bằng phần mềm nghiệp vụ chuyên dụng thì kế toán đều record lại nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán, thậm chí phải record 2 lần trên 2 phần mềm kế toán khác nhau để có số liệu báo cáo và số liệu nội bộ.

Chức năng Logistics của Phần mềm logistics FMS tích hợp đầy đủ chức năng chuyên dụng cho hoạt động giao nhận hải quan, vận chuyển. Dữ liệu được liên thông với chức năng kế toán tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nội bộ.
hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn